ERP: Definición, ejemplos y características

Definición ERP

Las soluciones de Enterprise Resource Planning (ERP), que se traduce al español como Planificación de Recursos Empresariales, se refiere al conjunto de aplicaciones con que cuentan las empresas para gestionar toda o gran parte de la información y datos asociados a la gestión empresarial.

¿Qué es un sistema ERP, cómo funciona y para qué sirve?

El ERP es un software diseñado para ayudar a empresas a través de herramientas que automatizan las tareas y ayudan en actividades tanto administrativas como de logística. Los ERP permiten la consolidación de datos de gestión, integrando procesos de back office y facilitando la toma de decisiones a partir de información concreta y validada.

Las soluciones de ERP, generalmente están compuestas por una serie de módulos que permiten administrar procesos tales como contabilidad de la empresa, gestión de almacenes, control de costos de producción, ventas, recursos humanos, etc.

Una de las ventajas de contar con un sistema que permita consolidar en un solo lugar todos estos procesos y sus datos asociados, es que permiten tener una visión holística e integral de la empresa y por lo tanto hacer más informado el proceso de toma de decisiones.

ERP Ejemplos

Supongamos algunos ejemplos de un sistema ERP para tener una mejor idea de la utilidad que puede tener el software si se utiliza de una manera correcta para poder sacar el máximo rendimiento.

Imaginemos que tenemos un negocio de bebidas y un sistema que nos permite hacer un seguimiento de distintos procesos críticos de negocio.:

  • Paso 1: El cliente hace un pedido a nuestro negocio y ese pedido que es realizado, es registrado en el sistema por el vendedor.
  • Paso 2: El sector de producción es notificado para producir los suficientes refrescos que fueron solicitados previamente por ese cliente.
  • Paso 3: En esta parte, la gestión de suministros también recibirá una notificación para realizar el control de inventario para controlar que se tenga los materiales requeridos para esta producción.
  • Paso 4: En caso de que sea necesario reemplazar el stock del inventario, el sector de suministros será el encargado de hacer esta tarea y se le informa al sector financiero sobre el gasto realizado para la obtención de la materia prima.
  • Paso 5: A su vez, el sector financiero también recibe una notificación por el monto que se debe cobrar por la venta que se realizó.
  • Paso 6: En la parte de contabilidad, recibirá información acerca de los costos y facturación realizados por esta venta.
  • Paso 7: Por último, el sector de logística será avisado e informado acerca del pedido que se realizó para que se pueda programar una fecha de entrega estimada teniendo en cuenta el tiempo requerido para la realización de los refrescos a entregar.

Este es un ejemplo muy simple e idealizado sobre cómo funciona un sistema ERP en el que todos los sectores de la empresa puede tener acceso, ver en tiempo real lo que sucede para realizar las actividades de una manera rápida y efectiva.

Donde se aplica un sistema ERP

Un sistema ERP se puede aplicar en cualquier tipo de negocio, empresa, organización educativa, gubernamental, etc.

Algunos de los negocios en los que se puede aplicar un sistema ERP son:

  • Empresas de fabricación
  • Recursos humanos
  • Empresas de fabricación de acero
  • Mineras
  • Petroleras
  • Bancos
  • Industrias farmacéuticas
  • Industrias químicas
  • Industrias de energías renovables
  • Agricultura

Por supuesto que hay muchos negocios más en donde se puede implementar un sistema ERP.   Lo recomendable a la hora de implementar una solución de ERP es que los empleados que la utilicen, tengan una capacitación para usar de manera correcta la herramienta ya que si se utiliza de manera incorrecta puede que se generen pérdidas dentro de la organización, no solo por la contratación de servicios, sino que pueden haber mantenimientos que se deban hacer y produzcan daños en los activos de la empresa produciendo un paro en la producción.

Caracteristicas ERP

Como mencionamos antes, un sistema ERP cuenta con herramientas para poder facilitar la gestión de actividades dentro de una compañía, el sistema ERP donde se aplican las características de procesos con las que cuenta para facilitar las actividades empresariales son las siguientes.

  • Gestión Financiera.
  • Gestión de Ventas.
  • Gestión de stock.
  • Control de gestión comercial y ventas.
  • Informes.
  • Integración y emisión de impuestos.

Estudiar ERP

Si te estás preguntando en donde puedo estudiar ERP y no encuentras información por Wikipedia, dejame decirte que existen cursos muy prácticos acerca de cómo aprender a utilizar este software y sin importar que no tengas conocimientos de ella.

Páginas como Udemy o Edx cuentan con cursos completos sobre cómo aprender ERP desde cero, en sus cursos aprenderás: Qué es un ERP system, ERP SAP, para qué sirve, cuándo implementar un ERP, el sistema ERP donde se aplica, las características que tiene un ERP. Los cursos que tienen estas páginas realmente son muy buenos y recomendables para poder aprender a utilizar este Software.

Field, una herramienta de vínculo automático a un ERP

Las ERP muchas veces no se adaptan a las variaciones propias de cada proceso o industria. Y allí se necesitan de módulos especiales o aplicaciones que ayuden a la correcta implementación.

Por ejemplo, uno de nuestros clientes necesitaba una solución móvil para ser utilizada por las cuadrillas de recorredores y mantenimiento, que les permitiera levantar información de campo y así mejorar la productividad y eficiencia de las tareas realizadas. La información a recolectar incluía información textual, fotos, geolocalización, información de producción, etc.  Todo esto debía ser capturado en forma offline, para luego ser sincronizado con sus aplicaciones de ERP, más precisamente SAP.

Para ello, y luego de evaluar distintas soluciones, eligieron Field de Voölks, una solución móvil para toma de datos en campo que permite fácilmente crear formularios digitales para ser utilizados desde smartphones y tablets.

Nuestra solución, Field se adaptó muy bien a su necesidad de contar con una plataforma que les permitiera crear formularios digitales para ser utilizados offline desde dispositivos móviles, y definir tareas (desde la web de Field) para sus recorredores de los pozos petroleros. 

Tenían también algunas particularidades que son propias del negocio petrolero en el campo y no podían satisfacerse con su proveedor actual de ERP.

La integración de Field con otros sistemas, tampoco fue muy compleja ya que la API de Field estaba preparada para permitir el intercambio de información vía Web services con mínimo esfuerzo.  Estas integraciones incluyen la validación de usuarios desde la aplicación móvil con su Active Directory, la sincronización de la información de los pozos con Infoprod y la subida de los datos levantados en campo a SAP.

La revolución digital que estaba atravesando esta empresa, requería no sólo de una solución integral por medio de un ERP, sino una enorme necesidad puntual de reemplazar el formulario en papel (o en algunos casos,  una planilla Excel usada desde una notebook) con una solución que se integre fácilmente con sus varios sistemas de backoffice, esto fácilmente solucionado por Field.

Si quieres probar nuestra aplicación contamos con una prueba gratuita de 30 días para poder utilizar la herramienta y así poder familiarizarte con ella.

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